Pemprov Kalsel Canangkan Garda Arsip untuk Perkuat Perlindungan Arsip Vital

KALSEL.DISWAY.ID - Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan (Pemprov Kalsel) memperkuat transformasi pengelolaan dan perlindungan arsip vital sebagai bagian dari upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang tertib, efektif, efisien, dan akuntabel.

Penguatan tersebut ditandai dengan Sosialisasi dan Pencanangan Gerakan Transformasi Penguatan serta Perlindungan arsip Vital yang diinisiasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalsel pada Rabu (30/9/2026).

Sekretaris Daerah Kalsel Muhammad Syarifuddin melalui Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat, Galuh Tantri Narindra, menegaskan bahwa arsip, khususnya arsip vital, memiliki peran penting sebagai memori organisasi, bukti administrasi, serta bentuk pertanggungjawaban pemerintah dalam menjalankan tugas dan pelayanan kepada masyarakat.

“Perlu kita pahami bersama, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya sangat penting bagi kelangsungan operasional pemerintahan, perlindungan aset, hak dan kewajiban organisasi, serta kepentingan masyarakat. Kalau arsip vital hilang, rusak, atau tidak dapat ditemukan ketika dibutuhkan, dampaknya bisa jauh lebih besar daripada sekadar kehilangan sebuah dokumen,” ujarnya saat membuka kegiatan secara daring melalui Zoom.

Menurutnya, pengelolaan arsip tidak boleh lagi dipandang sekadar sebagai urusan administratif. Pengelolaan arsip harus terintegrasi dalam tata kelola pemerintahan sehingga mampu mendukung pelaksanaan tugas secara tertib dan akuntabel.

Karena itu, seluruh perangkat daerah diminta memiliki kesadaran yang sama bahwa menjaga arsip berarti menjaga bukti administrasi, keberlanjutan pemerintahan, hak-hak masyarakat, serta aset daerah.

Di tengah modernisasi pemerintahan, Tantri juga menekankan pentingnya penguatan digitalisasi arsip. Namun, digitalisasi harus dibarengi dengan tata kelola yang tepat untuk memastikan keaslian, keamanan, keteraksesan, dan akuntabilitas arsip.

“Jangan sampai kita merasa sudah melakukan transformasi hanya karena dokumen sudah dipindah dan disimpan dalam komputer. Transformasi yang sebenarnya adalah ketika sistem pengelolaan arsip menjadi lebih tertib, lebih aman, lebih mudah ditemukan, dan mampu mendukung pekerjaan pemerintah secara cepat dan tepat,” tegasnya.

Melalui pencanangan gerakan tersebut, Pemprov Kalsel mendorong perubahan cara pandang dan pola kerja dalam pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, perlindungan, penggunaan, hingga pemindaian kembali ketika arsip dibutuhkan.

Langkah tersebut diharapkan dapat memperkuat tata kelola pemerintahan daerah yang profesional, adaptif terhadap perkembangan teknologi, serta mampu menjamin keberlangsungan pelayanan publik.

Sementara itu, Kepala Dispersip Kalsel Sri Mawarni mengatakan kegiatan tersebut bertujuan meningkatkan pemahaman perangkat daerah mengenai pentingnya arsip vital dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan.

Menurutnya, arsip vital memiliki peran strategis dalam menjamin kelangsungan operasional, memperkuat akuntabilitas, serta meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan.

Dalam kegiatan tersebut juga dilakukan penandatanganan komitmen bersama untuk implementasi Garda arsip Kalsel sebagai proyek perubahan dalam transformasi penguatan dan perlindungan arsip vital di lingkungan Pemprov Kalsel.

“Pada hari ini dilaksanakan sosialisasi dan pencanangan sekaligus penandatanganan komitmen kerja sama untuk melaksanakan implementasi Garda arsip Kalimantan Selatan, yang merupakan proyek perubahan dalam rangka transformasi penguatan dan perlindungan arsip vital di lingkup Pemerintah Provinsi Kalsel,” kata Sri.

Sri menjelaskan, Garda arsip merupakan langkah transformasi untuk memperkuat sekaligus melindungi arsip vital di lingkungan Pemprov Kalsel. Implementasinya diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan karena perangkat daerah memiliki pemahaman dan komitmen yang lebih kuat dalam pengelolaan arsip.

“Ini nantinya menjamin pelayanan yang bagus, kualitas pelayanan akan lebih meningkat karena mereka sudah memahami dan sudah berkomitmen untuk melaksanakannya, mengimplementasikannya di masing-masing perangkat daerah,” ujarnya.

Pada tahap awal, implementasi Garda arsip dilakukan melalui piloting dan identifikasi arsip strategis pada Sekretariat Daerah, Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), serta Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda).

Sri menegaskan, arsip yang telah diidentifikasi harus dapat tersedia ketika dibutuhkan dan ditemukan secara cepat, tepat, serta lengkap.

“arsip tersebut harus tersedia apabila diperlukan, tidak boleh hilang. Harus benar-benar apabila diperlukan itu ditemukan dengan cepat, tepat, dan lengkap arsipnya,” jelasnya.

Menurut Sri, penataan arsip vital juga akan berdampak terhadap pengelolaan arsip dinamis di masing-masing perangkat daerah karena arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis.

Selain berkaitan dengan tertib administrasi, keberadaan arsip vital juga memiliki aspek hukum dan berhubungan langsung dengan keberlangsungan operasional perangkat daerah. Salah satu contohnya adalah dokumen izin trayek yang menjadi salah satu arsip vital pada Dinas Perhubungan.

Melalui implementasi Garda arsip, Dispersip Kalsel berharap seluruh perangkat daerah memiliki pemahaman dan komitmen yang sama dalam menjaga arsip strategis. Dengan demikian, arsip dapat tersedia secara aman dan cepat ketika dibutuhkan, sekaligus mendukung penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik yang lebih baik dan berkelanjutan.

Sumber: